Bauletter, BAULINKS.de-Meldungen, vom 16.05.2021

Corona vertreibt Zweifel an der Digitalisierung

Corona hat den Blick der Unternehmen auf die Digitalisierung stark verändert. Gut ein Jahr nach dem ersten Lockdown zweifeln nur noch 12% aller Unternehmen mit 20 oder mehr Beschäftigten am wirtschaftlichen Nutzen der Digitalisierung für ihr Unternehmen. Zu Beginn der Pandemie vor einem Jahr haben noch 27% angegeben, ihnen sei der Nutzen unklar. Vor zwei Jahren waren es sogar noch 34%. Gleichzeitig sagen aktuell zwei Drittel (64%), dass digitale Technologien dem Unternehmen helfen, die Pandemie zu bewältigen. Und in fast allen Unternehmen (95%) hat durch Corona die Digitalisierung von Geschäftsprozessen an Bedeutung gewonnen - das sind Ergebnisse einer repräsentativen Befragung von mehr als 500 Unternehmen aller Branchen im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, die am 5. Mai vorgestellt wurde. „Corona hat zu einem Digitalisierungsschub in den Köpfen geführt. Jetzt muss es uns gelingen, die Digitalisierung auch in der Praxis voranzutreiben“, konstatiert Bitkom-Präsident Achim Berg. „Wer sich digital aufstellt kann nicht nur Krisenzeiten besser überstehen, sondern wird davon auch in einer Nach-Lockdown-Zeit profitieren.“

Digitalisierungsgraben in der deutschen Wirtschaft

Bislang haben zwei Drittel der Unternehmen die Corona-Krise sehr schlecht (38%) oder eher schlecht (28%) überstanden, nur ein Drittel eher gut (26%) oder sehr gut (5%). Jedes Vierte (23%) glaubt, aus der Corona-Pandemie gestärkt herauszugehen, aber mehr als jedes Dritte (38%) sieht die eigene Existenz durch die Pandemie bedroht.

Bitkom-Präsident Berg stellt fest: „Die Pandemie reißt in der deutschen Wirtschaft einen Digitalisierungsgraben auf.“ So hat in rund der Hälfte (47%) der Unternehmen Corona längst überfällige Digitalisierungsvorhaben angeschoben, in ebenfalls der Hälfte (52%) wurden aber Digitalisierungsprojekte wegen Corona auf Eis gelegt. Und die eine Hälfte der Unternehmen (46%) sieht sich bei der Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen als Vorreiter, die andere (50%) aber als Nachzügler.

„Die Corona-Krise treibt die Digitalisierung in jedem zweiten Unternehmen an und bremst sie gleichzeitig in den anderen Unternehmen aus. Corona ist gleichermaßen Digitalisierungsbeschleuniger wie Digitalisierungsbremse“, fasst Herr Berg zusammen. „Das sollten wir nicht akzeptieren. Wir dürfen bei der Digitalisierung kein Unternehmen zurücklassen. Digitalisierung muss in jedem Unternehmen ganz oben auf die Agenda. Wo derzeit die Kraft fehlt, ist die Politik mit wirksamen Unterstützungsmaßnahmen gefragt.“

Digital-Office ist angekommen - hat aber noch Potenzial

Die aktuelle Studie Dabei, dass das Digital-Office in der Breite der Unternehmen angekommen sind, es aber noch viel Potenzial beim Einsatz einzelner Anwendungen gibt. So sagen 93%, dass sie einzelne Lösungen wie CRM, ECM oder ERP nutzen, weitere 4% planen oder diskutieren den Einsatz. Allerdings verwenden nur ...
  • 48% digitale Lösungen zur Digitalisierung von Dokumenten,
  • 44% ein Workflow-Management etwa für Freigabeprozesse,
  • 41% ein elektronisches Archiv und Dokumentenmanagement,
  • 35% ein Output-Management etwa zur Generierung von Dokumenten,
  • 27% digitale Lösungen zur bereichsübergreifenden Recherche von Unternehmensinformationen und
  • 21% digitale Signaturen.
In den kommenden Jahren könnte die Nutzung deutlich steigen. So planen oder diskutieren...
  • 39% über die Einführung von Output-Management-Lösungen,
  • 38% über Workflow-Management,
  • 37% über bereichsübergreifende Recherche von Unternehmensinformationen,
  • 34% über elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement,
  • 33% über die Digitalisierung von Dokumenten und
  • 30% über digitale Signaturen.
Im laufenden Jahr (2021) wollen 4 von 10 Unternehmen (42%) in die Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse investieren. Unter den Großunternehmen ab 500 Beschäftigten liegt der Anteil mit 59% noch deutlich darüber.

Abschied vom Papier

Während der Corona-Pandemie nehmen viele Unternehmen Abschied vom Papier. So werden in 62% der Unternehmen weniger Dokumente ausgedruckt als noch vor einem Jahr, nur in 8% sind es mehr. Vor einem Jahr hatten bereits 49% die Anzahl der Ausdrucke reduziert, 15% hatten sie gesteigert. Und auch bei Büro- und Verwaltungsprozessen spielt Papier nur noch in jedem viertem Unternehmen (23%) die dominierende Rolle: Papierbasiert...
  • in 6% läuft praktisch alles,
  • in 17% zu etwa drei Viertel.
Umgekehrt sind papierarme Prozesse...
  • in 7% vollständig und
  • in 27% zu etwa drei Vierteln umgesetzt.
In 40% der Unternehmen halten sich papierlose und papierbasierte Prozesse etwa die Waage. „Digitale Prozesse etwa bei der Beschaffung aber auch beim Urlaubsantrag oder der Krankmeldung sind unter anderem die Voraussetzung für eine erfolgreiche Arbeit im Homeoffice, das in der Pandemie massiv an Bedeutung gewonnen hat“, erinnert der Bitkom-Präsident. „Zum anderen sind digitale Prozesse die Grundlage dafür, Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Cloud-Services einsetzen zu können.“

Bei der Rechnungstellung hat Corona einen Zeitenwechsel initiiert. Erstmals werden Rechnungen überwiegend digital und nicht mehr auf Papier ausgestellt. Jedes dritte Unternehmen (32%) erstellt Rechnungen überwiegend oder ausschließlich elektronisch, nur noch 19% tun dies überwiegend oder ausschließlich auf Papier. Vor einem Jahr hatten noch 24% überwiegend elektronische Rechnungen genutzt, 33% aber vor allem Papier. Vor fünf Jahren waren erst 18% elektronisch, aber 58% papierbasiert unterwegs. Herr Berg fasst zusammen: „Die Vorteile digitaler Rechnungen liegen auf der Hand: Die Rechnungsstellung und -verarbeitung werden einfacher und schneller. Die Unternehmen sparen Portokosten und Personalressourcen und schonen vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege wegfallen."

Messenger, Kollaborationstools und Videoanrufe werden häufiger genutzt

Auch die digitale Kommunikation gewinnt in den Unternehmen immer stärker an Bedeutung. In der Corona-Pandemie hat vor allem der Einsatz von Messengern und Kollaborationstools wie Teams und Slack für die interne und externe Kommunikation stark zugelegt.
  • So nutzen zwei Drittel (66%) häufig Messenger-Dienste, vor einem Jahr waren es erst 50%, vor drei Jahren nur 37%.
  • 45% setzen jetzt häufig Kollaborationstools ein, vor einem Jahr waren es 36%.
  • Videokonferenzen sind in der Pandemie zum Standard geworden: Zweit Drittel (67%) nutzen sie häufig, vor einem Jahr zu Beginn der Pandemie waren es erst 61% und vor drei Jahren gerade einmal 48%.
  • Auch das Smartphone legt mit 89% nach 81 Prozent (2020) und 51% (2018) auf hohem Niveau noch einmal zu.
  • Fast keine Veränderung zum Vorjahr gibt es mit 30 Prozent bei Social Media (2020: 29%, 2018: 25%).
  • Und unverändert alle Unternehmen nutzen häufig E-Mail.
Eine umgekehrte Entwicklung gibt es bei klassischen Kommunikationskanälen:
  • Die Briefpost nutzen 60% häufig, nach 56% im Jahr 2020 aber noch 71% 2018.
  • Das Fax läuft nur noch bei 43% aller Unternehmen häufig, vor einem Jahr waren es noch 49% und vor zwei Jahren sogar 62%.

„Die Corona-Pandemie beschleunigt Veränderungen in der Kommunikation, die in den vergangenen Jahren begonnen haben. Viele Unternehmen haben festgestellt, dass sich durch die erzwungene Digitalisierung die Qualität und Intensität der internen Kommunikation deutlich verbessert hat“, resümiert Herr Berg. „Wir erleben hier keine Krisen-Notkommunikation in der Krise, sondern dauerhafte Veränderungen.“

Digital-Know-how fehlt zunehmend

Das Tempo der Digitalisierung wird derzeit durch die fehlende Digitalkompetenz in den Unternehmen gebremst. So sollen nur noch 56% über die erforderlichen Mitarbeiter verfügen, um die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen voranzutreiben. Vor einem Jahr verfügten noch 72% der Unternehmen über ausreichend digitalkompetente Mitarbeiter. Dennoch investieren nur noch 64% in die digitale Fort- und Weiterbildung ihrer Beschäftigten - nach 70% im Vorjahr. Und nur knapp in der Hälfte der Unternehmen (54%) verfügt das Management über die nötige Digitalkompetenz, um die Digitalisierungsprozesse voranzutreiben. „Wo Digitalisierung für die Unternehmen jetzt massiv an Bedeutung gewinnt und stärker vorangetrieben werden soll, fällt der Mangel an Know-how stärker auf denn je. Umso wichtiger ist es, selbst aktiv zu werden und die Belegschaft umgehend zu qualifizieren“, mahnt Herr Berg. „Das Management muss selbstkritisch in diesen Prozess gehen: Wenn es in der Führungsetage an Expertise fehlt, sollten unbedingt Digitalisierungs-Teams aufgestellt und gegebenenfalls externe Hilfe hinzugezogen werden.“

Die größten Hürden, die die Unternehmen für die Digitalisierung des eigenen Unternehmens sehen, sind...
  • fehlende Standards (64%),
  • zu hohe Anforderungen an den Datenschutz (63%),
  • allgemein erechtliche Bestimmungen, die Digitalisierungsprojekte behindern würden (47%), wie etwa das Schriftformerfordernis.
Zuden hemmen Sicherheitsbedenken die Digitalisierung:
  • 61% der Unternehmen haben Angst vor unberechtigtem Zugriff auf sensible Unternehmensdaten,
  • 57% nennen aus Sicht der Unternehmen zu hohe Anforderungen an die IT-Sicherheit und
  • 49% fürchten Datenverlust.
Und schließlich fehlt es auch am Geld:
  • 57% beklagen einen zu hohen Investitionsbedarf,
  • 55% fehlt die Zeit,
  • 42% vermissen externe Beratung und
  • 39% sehen ganz allgemein Widerstände im Unternehmen gegen die Digitalisierung. 

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